När du ska välja anläggning och destination för stora möten

Sök och boka eller reservera en kongressanläggning som passar dina behov. Vi erbjuder dessutom kostnadsfria offertjämförelser och rådgivning för att välja den destination som passar ditt möte.

Val av destination

Vad är viktigt att tänka på när man väljer destination för sin kongress? Finns det hjälp att få i denna beslutsprocess? Kontakta kongress.se eller en lokal Convention Bureau alternaivt turistbyrå.

Läs mer

Kongress-leverantörer

Ta hjälp av en arrangör eller arrangera själv. Här finns information om leverantörer och en kostnadsfri tjänst för att hitta och välja leverantörer till ditt möte.

Läs mer

Ordlista, definitioner & länkar

Avgränsningar, beskrivning av branschuttryck och nyttiga länkar

Läs mer

"Som PCO projektledare använder jag kongress.se när jag skall identifiera vilken anläggning som passar bäst utifrån kundernas behov. Dessutom så använder jag dem som rådgivare för få ta del av deras erfarenheter. Jag sparar samtidigt både tid och pengar genom att ta hjälp av en anläggningsexpert."

- Linnea Bremborg, Project manager, MCI Scandinavia

Val av destination

Att välja destination för en kongress är ett mycket viktigt beslut. För mer information om destinationen och dess infrastruktur finns det så kallade Convention Bureaus i ett flertal städer. Kontakta dem för kostnadsfri hjälp. Klicka här för att komma till deras hemsidor. I de fall det saknas en Convention Bureau så hänvisar vi till den lokala turistbyrån.

Nedan följer en rad faktorer som kan vara bra att ta hänsyn till i beslutsprocessen:

  • Finns de potentiella deltagarna inklusive medlemmarna i regionen?
  • Finns det lokala talare, forskning eller företag som kan bidra till bättre innehåll eller lägre kostnader?
  • Finns det en engagerad och kunnig lokal kommitté eller avdelning som är beredda att ta på sig ansvar?
  • Finns det företag eller organisationer som är villiga att del finansiera mötet på destinationen?
  • ”Value for money” – uppfyller destinationen och kongressanläggningen dina behov? Jämför uppfyllandegraden med pris och den budget du har satt upp för projektet.
  • Finns det tillräcklig hotellkapacitet? Krävs det transporter för att ta sig till hotellen?
  • Destinationens och kongressanläggningens referenser. Har de gjort liknande uppdrag tidigare? Hur gick det?
  • Finns det en professionell Convention Bureau som kan hjälpa till med tips, kontakter och erfarenheter?
  • Vilken image har destinationen? En attraktiv destination med ett starkt varumärke kan öka både deltagar- och antal utställarantalet.
  • Kan det vara en nackdel att arrangera möten i Danmark, Norge, Finland eller Island på grund av språk? Kan det bli problem med andra valutor och momsåterbäringen om man väljer att arrangera i dessa länder?
  • Hur är tillgängligheten när det gäller biltransport, buss, tåg och flyg? Hur svårt är det att nå destinationen?
  • Hur är tillgängligheten i staden? Är infrastrukturen bra när det gäller lokala transporter?
  • Hur är tillgängligheten för handikappade?
  • Finns det möjlighet till ekonomisk support från destinationen? Ställer destinationen upp med välkomstmottagning eller något annat som ger mervärde till mötet?

När man väljer en destination för ett stort möte så är det viktigt att veta om det pågår några andra stora möten, event eller evenemang i staden under aktuell tidsperiod. Anledningarna till detta är flera, främst handlar det om att om det är många besökare i staden så ökar tåg, flyg och hotellpriser.För att ta reda på mer om detta så kan man få hjälp av www.meetingintelligence.se

Kongress-leverantörer

Kongressarrangörer

Det finns flera kongressarrangörer representerade i Sverige. Dom kallas PCO, eller Professional Conference Organizers. En PCO kan ta del- eller helhetsuppdrag. Vanliga tjänster är administrativa och logistikrelaterade tjänster som omfattar registrering, projektplanering, abstracthantering och ekonomihantering. Vissa PCO har även strategiska tjänster för kongresser och föreningar. Följande urval av arrangörer är medlemmar i någon av de internationella organisationer som kvalitetssäkrar PCOs:

Eventarrangörer och kommunikationsbyråer

Hur definierar man events? Evenemang av olika slag kan antingen vara av engångskaraktär, årliga eller på annat sätt återkommande eller så roterar de mellan städer och/eller länder. Det är en stor skillnad på event beroende på om de är publika eller till för slutna sällskap/företag, om de ska vara enbart underhållande eller om de har som huvudsyfte att marknadsföra en tjänst eller produkt ut mot en publik marknad. Inom kategorin events finns även Incentives. I marknaden Incentive-resor brukar vi idag tillfoga Kick-Off-arrangemang och andra interna säljstimulerande konferenser och möten. Här följer ett urval av de största leverantörerna i Sverige:

Övriga leverantörer som levererar varor och tjänster till mötesindustrin

Vilka kategorier av leverantörer kan komma att behövas för din kongress? Klicka här om du vill få hjälp att hitta lämpliga leverantörer. I detta formulär finner du en lista med kategorier av leverantörer som kan bli aktuella i samband med stora möten. Använd www.timetomeet.se för att boka konferensrum.

Ordlista, definitioner & länkar

Definition av kongressanläggning, konferenshotell, kongresslokal och konferenslokal

För att kategoriseras som kongressanläggning enligt kongress.se finns vissa kriterier som anläggningen skall uppfylla.  Anläggningen måste kunna erbjuda en plenarsal med minst 300 sittplatser, det skall finnas en utställningsyta utöver plenarsal för minst 20 utställare och utöver det minst 5 konferensrum för parallella sessioner. Dessa konferensrum skall ha fler än fler än 30 sittplatser.

Enligt kongress.se är kravet, för att kategoriseras som kongresslokal, att det finns ett konferensrum med minst 300 sittplatser och detta rum skall vara möjligt att hyra året runt. Ett konferenshotell skall också uppfylla detta krav coh det skall samtidigt finnas hotellrum i samma byggnad.

Definition av eventlokal & arena

Enligt kongress.se är kravet att det finns plats för minst 300 sittande matgäster i ett och samma rum.

Plenary hall

Konferensanläggningens största konferensrum där kongressens största sessioner oftast äger rum.

Level seating

Trappstegsformad sittning med viss lutning. Vanligtvis har konferensrum med gradängsittning fasta stolar.

Definition av a meeting

En planerad samling av människor i tid och rum där en upplevelse skapas och/eller ett budskap kommuniceras.

Definition av konferens och kongress

Konferenser har, i huvudsakligen en beställare som bestämmer program, mat, dryck, tider, socialt program etc. och i huvudsak finns det en fakturamottagare för hela arrangemanget. Detta är den, i antal, vanligaste formen av möten som genomförs i Sverige. De flesta genomförs i egna möteslokaler runt om hos hundratusentals organisationer, men många gånger genomförs konferenser på konferensanläggningar – både med och utan övernattning. Konferensmarknadens kunder bearbetas av anläggningarna via reguljär, oftast repetetiv, marknadsföring. Eftersom marknaden består av hundratusentals företag som löpande under året beslutar om och var konferenser skall genomföras, krävs det ofta en hög marknadsnärvaro  och regelbundet återkommande personlig försäljning. Anläggningarna, hotellen m.fl. har därför egen personal för att öka och/eller behålla sin marknadsandel. Denna del av marknaden bearbetas idag regelbundet av hotellkedjor, lokalägare och andra. En konferens är normalt 1-3 dagar lång, inklusive resor till och från mötesdestinationen.

Nyckelorden i en definition av en kongress är ett möte med individuella deltagare som med en viss regelbundenhet samlas kring ett bestämt ämne. Kongressen anordnas av en organisation vars olika medlemmar är den naturliga rekryteringsbasen för deltagare. Forskningsämnena överlappar varandra och därför är det av stort värde att även bjuda in medlemmar från andra specialistföreningar, olika representanter för samhället, politiker samt företrädare från olika delar av näringslivet att vara med på kongressen. Olika lokala värdar konkurrerar, oftast med hjälp av sina respektive orters Convention Bureaus, om att vinna mötet till sig. Beslut om vart kommande möte ska genomföras tas, ibland så många som 10 år i förväg. En kongress är, enligt ICCA - International Congress and Convention Association, ett återkommande möte med minst 50 individuellt anmälda deltagare, som roterar mellan minst tre länder och med deltagare från minst 5 länder.

Länkar till bilder och filmer med anknytning till kongressanläggningar:

Professionella bilder från Pinterest

Youtube filmer

Länkar - Hållbara möten, ta hjälp eller skapa ett hållbart möte själv:

http://fightinggoodfights.com/

http://www.hallbartevent.se/

http://www.gmicglobal.org/

http://www.thenaturalstep.org/sv/sweden

http://meetgreen.com/

http://www.iso20121.org/

http://www.sleepwell.nu/

Länkar till branschorganisationer:

www.iccaworld.org

http://iapco.org/

http://www.uia.org/

http://www.acforum.net/

http://www.mpisweden.se/

Nyheter


Warning: DOMDocument::load(http://www.travelnews.se/rss.php): failed to open stream: HTTP request failed! HTTP/1.0 404 Not Found in /home/kongress/public_html/index.php on line 194

Warning: DOMDocument::load(): I/O warning : failed to load external entity "http://www.travelnews.se/rss.php" in /home/kongress/public_html/index.php on line 194

UK: UK Hotel Prices to Rise 7 Percent in 2017

Posted on Thursday July 21, 2016

The GBTA's 2017 Global Travel Price Outlook also reveals UK airfares to rise 2 percent while group sizes increase 6 percent. Here’s a look at the latest stats.

UK: UK Hotel Prices to Rise 7 Percent in 2017

Posted on Thursday July 21, 2016

The GBTA's 2017 Global Travel Price Outlook also reveals UK airfares to rise 2 percent while group sizes increase 6 percent. Here’s a look at the latest stats.

Sveriges nya maskinmässa på Solvalla

Posted on Tuesday May 24, 2016

Nu är det premiär för Sveriges viktigaste maskinmässa som samlar Sveriges maskinleverantörer och maskinentreprenörer på en och samma plats - Solvalla. Vi inbjuder media till presskonferens och invigning den 2 juni.